In de tijd dat het versturen van e-mails aan de orde van de dag is, vinden wij het ook steeds vanzelfsprekender om op die manier te communiceren met de overheid. Per slot van rekening digitaliseert de overheid: bij gemeenten is het gangbaar om een aanvraag omgevingsvergunning digitaal in te dienen via Omgevingsloket online en kunnen vragen worden gesteld via een webformulier. Ook waterschappen en provincies maken gebruik van digitale portalen. Het communiceren met deze overheden per e-mail is -juridisch gezien- nog niet zo vanzelfsprekend. Ik leg uit waar je op moet letten.

Geregeld in de Awb
Om het elektronisch verkeer met de overheid mogelijk te maken, is in 2004 artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) geïntroduceerd. Je kan sindsdien langs elektronische weg stukken indienen bij overheden, voor zover (en let hier op!) het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Hij kan dit bijvoorbeeld doen door hiervan een mededeling te plaatsen op zijn website. Er kan bijvoorbeeld worden verwezen naar een e-mailadres, waarbij ook direct staat aangeven voor welk soort berichtencategorie het e-mailverkeer openstaat (zie bijvoorbeeld ECLI:NL:RVS:2018:2223). Uit de rechtspraak blijkt dat overheden deze weg óók openstellen door feitelijk te handelen: als er vaak wordt beslist op een verzoek die per e-mail is binnengekomen, dan is er sprake van een kenbare bereikbaarheid (zie bijvoorbeeld ECLI:NL:RVS:2008:DB0772). Als deze overheid deze weg heeft geopend door feitelijk zo te handelen en deze weg toch weer wil afsluiten, zal zij dit expliciet moeten melden.

Op juiste wijze ingediend?
Stel je wil bezwaar maken tegen een besluit. Je gaat naar de website van het desbetreffende bestuursorgaan en ziet een e-mailadres staan. Je stuurt een e-mail met een verwijzing naar het besluit waartegen het bezwaar is gericht. Als dit bestuursorgaan deze weg niet heeft opengesteld óf uitdrukkelijk een ander e-mailadres heeft aangewezen voor dit soort berichten, dan is dit bezwaar in beginsel niet ingediend. In beginsel, omdat het bestuursorgaan volgens artikel 6:6 van de Awb de indiener in de gelegenheid moet stellen om het bezwaar alsnog in te dienen op een wijze die wel is toegestaan. Het e-mailbericht moet hiervoor, samengevat, wel naar een officieel e-mailadres van het bestuursorgaan of naar een zakelijk e-mailadres van een ambtenaar zijn gestuurd en bovendien moet uit de e-mail kunnen worden afgeleid dat is beoogd om -in dit geval- bezwaar te maken (zie bijv. ECLI:NL:RVS:2014:2632 en ECLI:NL:RVS:2013:BY9245).

Dat het bestuursorgaan niet verplicht is om een aanvullende termijn te stellen (langer dan de wettelijke zes-wekentermijn voor bezwaar), blijkt uit een uitspraak van het College van Beroep voor het bedrijfsleven (hierna: CBb) van 14  december 2018 (ECLI:NL:CBB:2018:655). Nadat appellante haar bezwaar per e-mail heeft ingediend terwijl deze weg niet is opengesteld (dit was tevens vermeld onderaan het besluit), heeft verweerder dezelfde dag per e-mail laten weten dat een bezwaarschrift op deze wijze niet kan worden ingediend. Daarbij is appellante erop gewezen dat het bezwaarschrift per reguliere post moet worden ingediend en dat dit moet binnen zes weken na de datum van het besluit. Nu het uiteindelijke bezwaar per brief buiten de bezwaartermijn bij het bestuursorgaan is binnengekomen, is appellante te laat en kan zij niet ontvangen worden in haar bezwaar. Deze uitspraak wijkt af van de vaste jurisprudentielijn van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: Afdeling) en de Hoge Raad op dit punt. De Afdeling en de Hoge Raad houden tot nu toe vast aan de tekst van artikel 6:6 van de Awb dat er een aanvullende termijn moet worden gesteld om het gebrek te herstellen (zie bijv. ECLI:NL:HR:2017:1612 en ECLI:NL:RVS:2012:BX5972). We moeten nog zien of het CBb met deze uitspraak een nieuwe lijn heeft ingezet en of de Afdeling en de Hoge Raad deze gaan volgen.

Wees alert!
Dat opgelet moet worden bij het elektronisch communiceren met overheden, blijkt uit de volgende uitspraak. De Afdeling heeft in haar uitspraak van 6 februari 2019 (ECLI:NL:RVS:2019:363) beoordeeld of een ingebrekestelling wegens niet tijdig beslissen, rechtsgeldig was toegezonden. Wat was hier aan de hand? Appellante had een e-mail gestuurd aan de behandelend ambtenaar. In dit geval was het indienen van stukken per e-mail toegestaan (dit volgde namelijk uit de toelichting van het dagelijks bestuur en omdat op de website van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant onder het kopje “Contact” het algemene e-mailadres info@omwb.nl was vermeld).  De “fout” die de appellante in dit geval heeft gemaakt, is dat zij de stukken naar het e-mailadres van de betrokken ambtenaar heeft gestuurd. Zij had de stukken naar het e-mailadres zoals vermeld op de website moeten sturen. Alleen dié weg heeft het bestuursorgaan namelijk opgesteld. De Afdeling is van oordeel dat de ingebrekestelling per e-mail niet rechtsgeldig is ingediend. Gelukkig zijn de gevolgen niet verstrekkend: in dit geval betekent het dat de termijn van twee weken voor het nemen van een besluit nadat het bestuursorgaan in gebreke is gesteld, een paar dagen later aanving. Namelijk nadat de ingebrekestelling per post (en daarmee op juiste wijze) was ontvangen.

Het oordeel van de Afdeling laat zien dat het elektronisch verkeer met de overheid nog geen gesneden koek is. Indien de overheid één of meerdere wijzen van verzenden aanwijst, dan moet de burger daar uit kiezen. Het toezenden van stukken per e-mail naar een ambtenaar is slechts toegestaan als deze weg (lees: een verwijzing naar dit e-mailadres) expliciet is opengesteld.

Om de betrouwbaarheid van het elektronisch berichtenverkeer te vergroten, zijn bestuursorganen ingevolge artikel 4:3a van de Awb verplicht de ontvangst van bijvoorbeeld elektronisch ingediende aanvragen of (aanvullende) stukken te bevestigen. Dit volgt ook uit de Memorie van Toelichting. Helaas zorgt dit er in de praktijk niet voor dat er geen geschillen meer ontstaan over het rechtsgeldig indienen van stukken.

Conclusie
Het is aan de overheden om elektronisch verkeer open te stellen en af te sluiten. Het ene bericht is het andere niet. Overheden kunnen de elektronische weg voor bepaalde verzoeken of aanvragen uitsluiten van elektronisch verkeer. Let daarom goed op de voorwaarden die bijvoorbeeld worden gesteld aan het indienen van (aanvullende) stukken per e-mail. Deze voorwaarden zijn als het goed is te vinden op de website van de gemeenten. Als een e-mailadres wordt genoemd, gebruik deze dan ook. Stuur je bericht bijvoorbeeld niet naar een ander e-mailadres. Ook kan het geen kwaad om expliciet te vragen naar een ontvangstbevestiging of om tijdig eens na te bellen.

Catch Legal, Melissa Zee

Bent u met vragen blijven zitten na het lezen van dit artikel, of bent u opzoek naar advies? Neem gerust contact op met een van onze juristen.