Een gepeperde rekening bij de Wet openbaarheid van bestuur

Het is vaste jurisprudentie dat voor het behandelen van een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) geen kosten door het bestuursorgaan mogen worden berekend aan de indiener van dit verzoek. Toch worden burgers en bedrijven geconfronteerd met een rekening naar aanleiding van een Wob-verzoek. Hoe kan het dat een bestuursorgaan kosten in rekening brengt voor een Wob-verzoek en onder welke voorwaarden mag dit?

Verbod op vergoeding van kosten openbaren

Het is vaste jurisprudentie (zie onder andere de uitspraak van de Hoge Raad, van 8 februari 2013, ECLI:NL:HR:2013:BZ0693) dat een bestuursorgaan geen kosten (in die zaak: leges) in rekening mag brengen voor werkzaamheden die zien op het openbaren van informatie (denk bijvoorbeeld aan het onderzoek, het ophalen van stukken uit het archief, het anonimiseren van informatie e.d.). De achterliggende gedachte van de Wob is dat overheidsinformatie in beginsel openbaar is, tenzij andere, zwaarder wegende belangen zich daartegen verzetten. Deze openbaarheid dient het algemene belang en een democratische bestuursvoering. Het belang van een verzoeker om het bestuursorgaan te bewegen om informatie openbaar te maken, is volgens de Hoge Raad dan ook niet aan te merken als een individualiseerbaar belang. Voor het openbaren van informatie is het niet mogelijk om op basis van de legesverordening de kosten die daarmee gemoeid zijn te verhalen op de verzoeker. De kosten van het openbaren behoren dus voor rekening van het bestuursorgaan te komen.

Verstrekken van informatie

Een verzoek tot openbaring van informatie bevat veelal ook een verzoek tot het verstrekken van de informatie aan de aanvrager. Denk hierbij aan de aanvrager die verzoekt om openbaarmaking van informatie, maar tevens verzoekt om hem een kopie van deze informatie te verstrekken. Het verstrekken van informatie door het bestuursorgaan is wél een individualiseerbare dienst, waardoor hier, onder voorwaarden, wel kosten voor in rekening kunnen worden gebracht.

Wijze van verstrekken
Op grond van artikel 7, eerste lid, van de Wob kan het bestuursorgaan de informatie verstrekken door kopie ervan te geven, kennisgeving van de inhoud toe te staan, een uittreksel of samenvatting van de inhouden te geven of inlichtingen daaruit te verschaffen.

De Wob regelt op welke wijze het bestuursorgaan de informatie verstrekt. In artikel 7, tweede lid, van de Wob staat dat de verzoeker de informatie ontvangt op de door hem/haar verzochte vorm. Hier zijn wel uitzonderingen voor opgenomen in de Wob. Het bestuursorgaan kan afwijken van de gevraagde wijze van verstrekken indien het verstrekken in die vorm redelijkerwijs niet gevergd kan worden of indien de informatie reeds in een andere, voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijke vorm voor het publiek beschikbaar is.

Over de wijze van verstrekking zijn in de loop der jaren meerdere rechtszaken gevoerd (zie bijvoorbeeld: 1 2 3). Soms vragen burgers en organisaties om digitale verstrekking, want dit biedt veel voordelen ten opzichte van verstrekking van fysieke kopieën. Veel bestuursorganen daarentegen stelden zich op het standpunt dat niet van hen verwacht kan worden om de informatie te digitaliseren en te verstrekken indien deze informatie niet digitaal voorhanden is. Voor de beoordeling van de vraag of digitale verstrekking redelijkerwijs gevergd kon worden moet per zaak een oordeel worden gemaakt over de vraag of dit redelijkerwijs mocht worden gevergd van het bestuursorgaan. Tegenwoordig hebben veel bestuursorganen hun archief en administratie digitaal waardoor digitale verstrekking makkelijker zou moeten zijn.

Digitaal anonimiseren en verstrekken
Digitaal verstrekken van geopenbaarde digitale informatie zal niet tot problemen leiden indien de informatie niet behoeft te worden geanonimiseerd. Een document dat digitaal wordt geanonimiseerd en digitaal wordt verstrekt, bevat soms nog informatie waardoor het mogelijk is voor derden om de onderliggende informatie inzichtelijk te maken. Daarom is het bij digitaal anonimiseren zaak om gespecialiseerde software te gebruiken, zorgvuldig te handelen en de procedures van de gebruikte software goed te volgen. Meerdere methodes die in het verleden zijn gebruikt voor het digitaal anonimiseren van stukken bleken achteraf echter niet voldoende bescherming te bieden. De informatie was dan alsnog inzichtelijk.

Sommige bestuursorganen zullen door verouderde software niet in staat zijn te garanderen dat het digitaal anonimiseren van informatie ook daadwerkelijk leidt tot het onherroepelijk anonimiseren van de informatie. In deze gevallen zal het bestuursorgaan de informatie moeten uitprinten, anonimiseren en (donkerder) kopiëren. Ook al wordt verzocht om digitale verstrekking, het bestuursorgaan zal de informatie (afhankelijk van de omvang van het verzoek) dan niet digitaal verstrekken.

Kopieerkosten
Voor het kopiëren en verstrekken van stukken mogen leges worden geheven. Dit betreft namelijk wel een individualiseerbare dienst. Indien een aanvrager verzoekt om digitale verstrekking, en er daadwerkelijk digitaal wordt verstrekt, dan kunnen er geen kosten in rekening worden gebracht. Gelet op de eerder genoemde perikelen met betrekking tot digitale verstrekking (lees: het anonimiseren van digitale stukken) zal een bestuursorgaan niet altijd aan dit verzoek kunnen voldoen, met als gevolg dat de informatie schriftelijk moet worden gekopieerd en dat daarvoor kosten in rekening worden gebracht. Ook in het geval dat digitaal wordt verstrekt, maar er ten behoeve van het anonimiseren van de informatie wel schriftelijke kopieën werden gemaakt, mogen kosten in rekening worden gebracht (ABRS, 17 juli 2013, ECLI:NL:RVS:2013:3140).

Grondslag en procedure

Afhankelijk van het soort bestuursorgaan ligt een regeling ten grondslag aan het heffen van leges of het in rekening brengen van kosten. Voor bestuursorganen die behoren tot de centrale overheid is er het Besluit tarieven openbaarheid van bestuur. Voor gemeenten is deze grondslag te vinden in de gemeentelijke legesverordening. Het is aan te raden de legesverordening van de desbetreffende gemeente te raadplegen indien sprake is van leges voor kopieerkosten zodat u op de hoogte bent van mogelijke kosten.

Een bestuursorgaan dat kosten in rekening wil brengen, moet de aanvrager daarvan op de hoogte te stellen om te verifiëren of de aanvrager akkoord gaat met het heffen van leges (Rechtbank Gelderland, 29 april 2014, ECLI:NL:RBGEL:2014:2801). Gelet op de aard van de Wob is vaak pas op een laat stadium vast te stellen om over hoeveel documenten het gaat en wat de daarmee gemoeide kosten zijn (Rechtbank Gelderland, 14 juli 2015, ECLI:NL:RBGEL:2015:4444). Pas na mededeling van het aantal documenten dat het verzoek betreft kan de aanvrager worden geacht op de hoogte te zijn van de omvang van de kosten. Bij het ontbreken van deze instemming zal het bestuursorgaan de informatie op andere wijze moeten verstrekken. Hierbij kan worden gedacht aan het ter inzage leggen van de geopenbaarde stukken. Dit alles dient te geschieden binnen de wettelijke beslistermijn. Het is dus zaak voor gemeenten om snel te handelen.

Conclusie

Het openbaren van informatie is kostenvrij omdat dit een dienst is voor een ieder. De Wet openbaarheid van bestuur dient namelijk algemeen belang, niet alleen van de aanvrager. Bovendien is overheidsinformatie in beginsel openbaar. Op grond van de gemeentelijke legesverordening en het Besluit tarieven openbaarheid van bestuur kunnen kosten in rekening worden gebracht voor het verstrekken van informatie omdat dit een individualiseerbare dienst betreft en het kopiëren van de stukken noodzakelijk is voor de verstrekking. Daarom is het mogelijk om naar aanleiding van een verzoek tot openbaren en verstrekken van informatie een rekening te ontvangen. Namelijk een rekening voor de kopieerkosten.

Catch Legal.

Bent u benieuwd of er bij uw Wob-verzoek leges mogen worden heven of heeft u een andere vraag over de Wob? Onze bestuursrechtjuristen voorzien u graag van advies. Neem gerust contact met ons op.

Interessant artikel?

Share on facebook
Deel op facebook
Share on twitter
Deel op Twitter
Share on linkedin
Deel op Linkdin
Share on email
Deel via mail

Gerelateerde berichten

Catch Legal